6. NHỮNG SAI LẦM PHỔ BIẾN TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ
Ngoài những gì chúng ta đã đề cập, hãy cùng điểm qua một số sai lầm phổ biến khác có thể dẫn đến các mục tiêu không đạt được hoặc thất bại hoàn toàn.
Sai lầm # 1: Hội chứng chơi trội về công nghệ!
Đôi khi do áp lực phải số hóa hay vì một ý tưởng có vẻ thú vị, các công ty sẽ sử dụng các công cụ công nghệ, chẳng hạn như AI chatbots hoặc tự động hóa. Một số công ty đã lạm dụng các yêu tố công nghệ mà quên đi trải nghiệm người dùng.
Tuy nhiên, việc triển khai công nghệ đòi hỏi đáp ứng tầm nhìn của doanh nghiệp hay trải nghiệm khách hàng, nó không phải chỉ để thỏa mãn những nhu cầu ngắn hạng.
Sai lầm # 2: Duy trì những “Ốc đảo”!
Chuyển đổi số không chỉ là công việc của bộ phận CNTT. Nó tiếp cận mọi bộ phận trong tổ chức của bạn, từ nhân sự đến bán hàng, tiếp thị đến tài chính,vv…
Nếu cố gắng thực hiện một chuyển đổi mà không có được sự tham gia của các phòng ban, thì sẽ dễ thất bại. Như chúng ta đã thấy, chuyển đổi là một vấn đề văn hóa từ trên xuống đòi hỏi sự hiểu biết, thay đổi tư duy và sự ủng hộ của mọi thành viên.
Sai lầm # 3: Làm quá nhiều, quá vội vàng!
Điều này có vẻ trái ngược với thực tế cấp bách mà các doanh nghiệp phải đối mặt trong việc chuyển đổi số. Đúng là cần nhanh chóng thích ứng nhưng theo cách mang lại cho bạn cơ hội thành công lớn nhất. Điều này có nghĩa là cần một lộ trình để tăng dần lượng công việc, liên tục thử nghiệm và có thể thay đổi khi cần thiết.
Có rất nhiều dự án đã bắt đầu với động lực cao ngất, nhưng các ý tưởng đã vụt tắt nhanh chóng khi các thành viên phải làm quá nhiều và quá vội vàng. Cũng như mọi cuộc thay đổi, chuyển đổi số đúng nghĩa là đi đúng nhịp để đi xa.
Khi bắt đầu hành trình kỹ thuật số, hãy:
- Có mục tiêu ĐƠN GIẢN (SIMPLE) trong việc phát triển kỹ thuật số
- CHẮC CHẮN (SURE) là những người dẫn đầu của bạn thực sự là người phù hợp
- Bắt đầu bằng những dự án NHỎ (SMALL)
- Có năng lượng BỀN VỮNG (SUSTAINABLE) bằng cách không làm quá tải các nhà lãnh đạo, con người hoặc đội ngũ thực thi
Đây cũng là nguyên tắc 4 S theo tiếng Anh khi triển khai chuyển đổi số doanh nghiệp.
Sai lầm #4: Sẽ bắt đầu khi mọi chuyện trở lại bình thường!
Trong những giai đoạn khó khăn và bất ổn, một số doanh nghiệp có khuynh hướng giành ưu tiên cho các nhu cầu tức thời để bảo toàn lợi nhuận. Các công ty có cách tiếp cận này thường hy vọng cắt giảm chi phí, vượt qua khủng hoảng, trở lại kinh doanh như bình thường và sau đó sẽ xem xét chuyển đổi số khi doanh thu ổn định hơn.
Mặc dù không ai có thể đoán trước được tương lai, nhưng thật là ảo tưởng, nếu nghĩ rằng chúng ta sẽ quay trở lại “việc kinh doanh như cũ”.
Theo Harvard Business Review, “Tầm nhìn là đặc biệt quan trọng trong một cuộc khủng hoảng mang tính toàn cầu và có hệ thống như trong đại dịch Covid-19. Môi trường kinh doanh mà bạn khi đại dịch kết thúc – có thể là một hay hai năm sau – có thể rất khác so với trước khi cuộc khủng hoảng bắt đầu. Bạn cần bắt đầu chuẩn bị cho nó ngay bây giờ”.
7. CÁC ƯU TIÊN PHÁT TRIỂN
COVID-19 thúc đẩy nhu cầu chuyển đổi số cho hầu hết các doanh nghiệp, bất kể ngành nghề nào.
Ưu tiên #1: Hiện đại hóa những “di sản kế thừa” không còn phù hợp
Các hệ thống được “kế thừa” từ di sản cũ (gọi là “hệ thống kế thừa) không thể cung cấp các loại quy trình nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của thị trường ngày nay. Những hệ thống này sẽ chỉ trở nên cũ hơn, khó tích hợp hơn, bảo trì đắt hơn và khó hỗ trợ hơn.
“Nếu nó không bị hỏng, đừng thay nó”, như chúng ta vẫn suy nghĩ trước đây, không còn khả thi nữa. Hiện đại hóa hệ thống trở thành ưu tiên cấp thiết trong việc duy trì hoạt động kinh doanh.
Thay vì tốn một số tiền lớn để đại tu toàn bộ hệ thống, bạn có thể áp dụng hiện đại hóa thông qua việc chuyển đổi số từng phần, trong đó một số được thay thế, một số được thanh lý, một số được quy hoạch lại và một số giữ nguyên.
Hiện đại hóa những “ di sản kế thừa” không phải chỉ thay thiết bị hoặc các phần mềm, đó là việc giữ cho tổ chức có tính cạnh tranh trong một môi trường kinh doanh luôn thay đổi.
Ưu tiên #2: Phân tích dữ liệu
Bạn có đầy đủ thông tin về khách hàng, về cạnh tranh, về các giao dịch giao dịch và quy trình của mình chưa?
Đặc biệt là bây giờ chúng ta đã bị cuốn vào quá nhiều điều không chắc chắn, việc sử dụng các thông tin này (mà không phải các phỏng đoán theo cảm tính và kinh nghiệm) để ra các quyết định sẽ giúp cho chúng ta giảm thiểu rũi ro và sai sót.
Dưới đây là một số lĩnh vực mà các các bạn có thể bắt đầu khi phân tích dữ liệu, nhằm giúp bạn vượt qua cuộc khủng hoảng và duy trì sự bền vững trong sản xuất, kinh doanh và vận hành:
- Khả năng biết ngay được mức độ phục hồi trong chuỗi sản xuất và chuỗi cung ứng
- Tạo ra các sản phẩm và ưu đãi tối ưu theo nhu cầu thay đổi của khách hàng
- Xác định tính hiệu quả của các công cụ và quy trình làm việc từ xa
- Xây dựng và thử nghiệm các mô hình kinh doanh mới và kế hoạch dự phòng
- Tăng hiệu quả hoạt động và tăng cường phân tích và phát hiện rủi ro.
Để tận dụng tối đa dữ liệu của bạn, hãy đảm bảo những điều sau:
- Có sự phối hợp tốt giữa các chuyên gia dữ liệu và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp,
- Mục tiêu xây dựng cơ sở ban đầu phải được xác định rõ ràng,
- Bắt đầu với những vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng,
- Tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả,
- Làm việc với dữ liệu chất lượng cao.
Tóm lại, hãy nhớ rằng phân tích dữ liệu không chỉ đơn giản là mua một công cụ và yêu cầu nhóm của bạn phân tích nó. Đó là sai lầm mà hàng trăm công ty đã mắc phải.
Ưu tiên #3: Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Kết quả của các dữ liệu được phân tích sẽ cho bạn biết chính xác mức độ ưu tiên tiếp theo của việc chuyển đổi số là gì.
Đó có thể là quan tâm của khách hàng là gì qua các câu hỏi họ trên trang Web của mình, tính thich nghi trong chuỗi cung ứng qua các thông tin tức thời (real-time) hoặc các phương tiện hiệu quả để hướng dẫn và đào tạo nhân viên từ xa (ví dụ bằng công cụ thực tế ảo– VR), vv…
Chỉ cần lưu ý rằng mỗi bước đi khi chuyển đổi số phải được thực hiện trong bằng tầm nhìn rộng hơn cũng như với kỳ vọng và trải nghiệm thực của khách hàng.
Chủ động thay đổi luôn tốt hơn thái độ phòng thủ và né tránh.
8. DOANH NGHIỆP BẮT ĐẦU CHUYỂN ĐỔI SỐ TỪ ĐÂU
Phần này gợi ý điểm khởi đầu cho hành trình kỹ thuật số của công ty bạn, cùng với nhận thức về điểm mạnh và điểm yếu hiện hiện tại. Từ đó, bạn có thể suy nghĩ về cách tận dụng lợi thế vào các quy trình nâng cao chất lượng dịch vụ & trải nghiệm khách hàng.
Bước 1: Tìm hiểu các khả năng có thể mang lại cho khách hàng
Netflix đã đưa Blockbuster, một đại gia trong ngành thuê phim ra khỏi lĩnh vực kinh doanh như thế nào?
Khi Netflix được thành lập 1997, thị trường thuê phim video toàn cầu bị khống chế bởi Blockbuster với trên 2800 trung tâm trên toàn thê giới.
Netflix khi đã khai thác các khả năng nhờ công nghệ số, đã thay đổi luật chơi với kênh phát phim online không giới hạn với thuê bao hàng tháng và cho khách hàng những trải nghiệm mới với nhiều tiện ích và chi phí thấp hơn Blockbusters. Kết quả là Blockbuster –Người Khổng Lồ- đã kết thúc câu chuyện khi tuyên bố phá sản vào năm 2010, sau 25 năm kinh doanh thành công.
Câu chuyện của Uber/ Grab và AirBnB cũng là những câu chuyện của những kẻ “thay đổi luật chơi” qua công nghệ đã phá vỡ sự “ổn định” cũ khiến các hãng vận chuyển truyền thống và các chuỗi khách sạn lớn, thậm chí Agoda, Booking.com, vv… phải suy nghĩ lại cách kinh doanh của họ, nếu họ không muốn nối bước Blockbuster. .
Trong thế giới thay đổi nhanh chóng này, quy trình, tính năng và trải nghiệm nào có khả năng thu hút khách hàng của bạn?
Công nghệ số ngày nay có tạo cho khách hàng của bạn điều gì mới? Trải nghiệm lý tưởng của họ sẽ như thế nào trong thế giới thay đổi đột ngột này? Đương nhiên, nhiều câu trả lời sẽ phải được quyết định bởi nhu cầu của khách hàng.
Bước 2: Tưởng tượng điều gì tàn phá doanh nghiệp bạn
Bạn có thể nghĩ ngay rằng, chính Covid-19 đã và đang làm điều này.
Nhưng hãy thử nghĩ xem cơ hội nào có thể tìm thấy giữa những thách thức. Một ví dụ là sự có mặt ngày càng nhiều của các công ty đa quốc gia đang đầu tư vào Việt Nam. Và chưa hết: bao bì cho các sản phẩm Việt Nam xuất khẩu cũng phải tôn trọng các tiêu chuẩn của từng nước. Chúng ta có sẳn sàng đáp ứng các yêu cầu mới phát sinh này không?
Cơ cấu khách hàng truyền thống của chúng ta và các đơn hàng của họ bây giờ như thế nào? Liệu họ có thể tiếp tục “nuôi” doanh nghiệp chúng ta trong những năm tới không?
Đây là cơ hội của bạn để hiểu được kỳ vọng của khách hàng và xu hướng trong tương lai, để đánh giá xem hệ thống kế thừa mà chúng ta đã dầy công xây dựng nhiều năm còn phù hợp không.
Bước 3: Đánh giá các quy trình hiện tại
Đâu là điểm kém hiệu quả và tắc nghẽn trong các quy trình hiện tại của bạn? Công nghệ có thể giúp bạn sắp xếp các hoạt động của mình như thế nào?
Bạn không cần phải hiểu mọi giải pháp công nghệ hiện có. Chỉ cần hỏi nhân viên điều gì đang làm mọi thứ chậm lại, hoặc điều gì có vẻ khó và phức tạp! Hỏi xem nó ảnh hưởng đến họ như thế nào và nó ảnh hưởng đến khách hàng như thế nào? Và họ có thể làm gì để thay đổi nó?
Cũng như những bước tiến liên tục trong việc thay đổi cách thức hoạt động của từng nhóm, bạn cũng có thể làm điều tương tự với tất cả các hệ thống của mình.
Điều quan trọng là chuyển đổi tạo ra một tương lai mới mà không có những ràng buộc của quá khứ, trong khi sự thay đổi chỉ tạo ra một phiên bản tốt hơn của những gì đang có.
Bước 4: Đánh giá nền tảng số của bạn
Công nghệ cũ từ hệ thống kế thừa luôn là cản lực cho sự thành công trong chiến lược chuyển đổi số.
Như Beth Devin, Giám đốc điều hành kiêm Giám đốc Mạng lưới đổi mới & Công nghệ mới nổi, Citi Ventures đã giải thích: “Công nghệ từ hệ thống kế thừa có thể trở thành một rào cản tốn kém cho sự chuyển đổi. Nếu bạn đang chi 70 – 80% ngân sách CNTT để vận hành và duy trì các hệ thống cũ thì không còn nhiều để nắm bắt cơ hội mới và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Và khoản chi này sẽ tăng lên khi công nghệ càng cũ và không còn an toàn nữa”.
Một nền tảng số hiệu quả sẽ cung cấp dữ liệu trực tiếp cho tổ chức kinh doanh. Quản lý và đồng bộ hóa hoạt động đa kênh giúp mở rộng lượng khách hàng và gia tăng lợi nhuận doanh nghiệp.
Bước 5: Xây dựng nhận thức giữa các bên liên quan
Ở nhiều công ty, đặc biệt là trong những ngành chậm thay đổi như các ngành công nghiệp phụ trợ (trong đó có ngành in và sản xuất bao bì), sự thiếu khẩn trương là một thách thức lớn cho việc chuyển đổi.
Dưới sự tác động của Covid-19, tất cả mọi người đều buộc phải thay đổi dù muốn hay không. Đây chính là thời điểm tốt để thảo luận về bức tranh toàn cảnh thay vì chỉ là những bản vá trước mắt.
Một câu nói nổi tiếng của Jack Welch “Nếu tốc độ thay đổi bên ngoài vượt quá tốc độ thay đổi bên trong, thì ngày tàn đã gần kề”.
Hơn bao giờ hết, các bên liên quan cần nhận thức được chuyển đổi số cần thực hiện càng sớm càng tốt thay vì đợi mọi việc đã an bài.
Bước 6: Bắt đầu thôi
Khi tất cả các bước trên đã thực hiện xong, đã đến lúc bắt tay vào việc.
Kinh nghiệm cho thấy, đầu tiên nên xây dựng một ê-kíp chuyên nghiệp đặc trách bao gồm cả Tổng Giám Đốc (hay Chủ Tịch HĐQT) để điều khiển toàn bộ quá trình chuyển đổi với các mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn. Thông thường, việc xây dựng hạ tầng cơ sở số hóa dữ liệu sẽ được xúc tiến đầu tiên để làm nền tảng cho việc số hóa. Trong ngành in và bao bì, trừ một số khâu sản xuất và việc kinh doanh chưa được số hóa và còn quy trình thủ công, đa phần các bộ phận khác đã phải được số hóa. Hãy bắt đầu cho khách hàng trải nghiệm những tiện ích mới mà việc chuyển đổi mang đến. Giai đoạn này cần các phản hồi thường xuyên của khách hàng và các bên liên quan để điều chỉnh quy trình sao cho phù hợp nhất theo hướng số hóa.
Một kế hoạch cụ thể với lộ trình rõ ràng và sự theo dõi, động viên, thậm chí đốc thúc từ ê-kíp đặc trách cũng như ban giám đốc sẽ tránh sự trì trệ hoặc tư duy qua nóng vội.
9. KẾT LUẬN
Chuyển đổi số không thể làm trong một tháng hoặc một năm mà là một hành trình dài để luôn luôn thích nghi, mà không phải hy sinh quá nhiều nguồn lực (tiền của và con người).
Như đã nhiều lần nhấn mạnh trong loạt bài Chuyên Đổi Số cho Ngành In và Bao Bì, trải nghiệm tích cực khách hàng của mình vẫn phải là mục tiêu số 1.
Nó chỉ có thể đạt được, khi các nhà lãnh đạo hiểu được TẠI SAO phải chuyển đổi, trang bị cho mình những KIẾN THỨC SỐ cần thiết, tránh những NGỘ NHẬN trong lúc xây dựng kế hoạch và những SAI LẦM đáng tiếc đã được báo trước, nhằm xây dựng cho doanh nghiệp một nền VĂN HÓA SỐ bền vững.
Việc đầu tiên mà các bạn có thể làm, mà không chờ cạnh tranh của bạn làm trước, đó là tham gia nhiêm túc vào một sàn giao dịch điện tử để có những bài học hữu ích trong việc mua sắm và bán dịch vụ, hàng hóa của doanh nghiệp. Theo CEO của Amazon, Nếu bạn luôn quan tâm cạnh tranh làm gì, bạn sẽ phải chờ đến khi cạnh trạnh hành động trước. Tư duy quan tâm đến khách hàng sẽ giúp bạn có tư tưởng tiên phong hơn”.
Ngành in và sản xuất bao bì ở Việt Nam đã bước vào một giai đoạn trong đó có lẫn lộn cơ hội cũng như thách thức. Với loạt bài này, chúng tôi mong đã góp phần, để Việt Nam cũng sớm có mặt trên bản đồ số thế giới khi nói đến In Ấn và Bao Bì.
Trần Kiết Toàn & cộng sự
Công ty ePrintPack (ePP)
Chuỗi bài viết Chuyển Đổi Số cho Ngành In và Bao Bì: Phần 1, Phần 2, Phần3, Phần 4